Datenschutzerklärung

Die Abschnitte „Verantwortliche Stelle“, „Ihre Rechte“ und „Allgemeine Hinweise“ unter Ziffer 1 gelten für beide Teile.

1. Verantwortliche Stelle, Ihre Rechte und allgemeine Hinweise

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah oder geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten — von ihrer Speicherung abgesehen — nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Teil B — Datenschutzinformation für Geschäftspartner

Diese Information richtet sich an unsere Geschäftspartner und deren Ansprechpartner: Kunden und Interessenten, Lieferanten, Freelancer und Subunternehmer sowie sonstige Personen, mit denen wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit in Kontakt stehen. Wir informieren Sie hiermit gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Angaben zur verantwortlichen Stelle und zu Ihren Rechten finden Sie unter Ziffer 1.

B.1 Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen selbst, von Ihrem Unternehmen oder von Ihrem Auftraggeber erhalten (z. B. bei Anfragen, Angeboten, Vertragsschluss, im Projektverlauf, bei der Rechnungsstellung). Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Unternehmenswebsites, berufliche Netzwerke) zulässigerweise erhoben haben.

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Datenkategorien:

• Stammdaten: Name, Firma, Funktion oder Position, Anschrift
• Kontaktdaten: geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertrags- und Projektdaten: Angebote, Verträge, Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Projektunterlagen, Zeit- und Leistungsnachweise, Korrespondenz, Protokolle
• Abrechnungsdaten: Rechnungsdaten, Bankverbindung, Zahlungshistorie
• Bei Freelancern und Subunternehmern zusätzlich: Qualifikations- und Verfügbarkeitsangaben, Profile und Lebensläufe, Steuernummer oder USt-ID, erfasste Arbeitszeiten und Tätigkeitsbeschreibungen
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Metadaten von E-Mails, Chats, Telefon- und Videokonferenzen

B.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Abschluss, Durchführung und Abwicklung von Verträgen einschließlich Projektsteuerung, Leistungserbringung, Abrechnung und Zahlungsverkehr. Sind Sie selbst Vertragspartner (z. B. als Einzelunternehmer oder Freelancer), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sind Sie Ansprechpartner eines Unternehmens, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie ggf. Pflichten nach dem Geldwäschegesetz — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Pflege der Geschäftsbeziehung und Kontaktverwaltung, Information über unsere Leistungen im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen (B2B-Direktwerbung), Verwaltung von Ansprechpartnern in unserem Kundenverwaltungssystem — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Organisation unserer Geschäftskontakte und im Vertrieb unserer Leistungen. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 1).
• Nachweis erbrachter Leistungen durch Zeiterfassung und Tätigkeitsberichte, einschließlich der Weitergabe von Leistungsnachweisen an unsere Auftraggeber, soweit Freelancer oder Subunternehmer in Kundenprojekten eingesetzt werden — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Freelancer bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber dem Kunden.
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, IT-Sicherheit, Betrugs- und Missbrauchsprävention — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Soweit Sie eingewilligt haben (z. B. Newsletter, Referenznennung) — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre Stamm-, Kontakt- und Abrechnungsdaten können wir jedoch regelmäßig keinen Vertrag mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen schließen oder durchführen.

B.3 Empfänger und Kategorien von Empfängern

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

An externe Stellen geben wir Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, ein berechtigtes Interesse besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind:

a) Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — Dienstleister, die Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung verarbeiten:

• Anbieter von Cloud-, Kommunikations- und Kollaborationsdiensten (E-Mail, Kalender, Dateiablage, Videokonferenzen, Chat) — derzeit Microsoft 365, siehe Abschnitt B.5
• Rechenzentrums- und Hostingdienstleister mit Sitz in Deutschland, auf deren Infrastruktur unsere eigenen Anwendungen zur Kundenverwaltung (CRM) und zur Zeiterfassung betrieben werden
• Anbieter von Hosting- und Domaindiensten für unsere Website (siehe Teil A)
• Ggf. Dienstleister für IT-Support, Backup und Wartung

b) Eigenständig verantwortliche Dritte, die Ihre Daten in eigener Verantwortung verarbeiten:

• Externe Berater, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, soweit dies für Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen oder Rechtsberatung erforderlich ist
• Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Unsere Auftraggeber und Endkunden, soweit Freelancer oder Subunternehmer in deren Projekten eingesetzt werden (Name, Rolle, Qualifikation, Leistungsnachweise)
• Behörden und öffentliche Stellen (z. B. Finanzverwaltung, Sozialversicherungsträger, Gerichte), soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Versicherungen im Schadensfall

Über konkrete Empfänger erteilen wir Ihnen auf Anfrage gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft.

B.4 Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Unsere eigenen Anwendungen (CRM, Zeiterfassung) werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Für Microsoft 365 haben wir den Datenspeicherort auf die EU festgelegt (EU Data Boundary). Soweit im Einzelfall dennoch eine Übermittlung in die USA stattfindet (z. B. im Rahmen von Support- oder Sicherheitsvorgängen), stützt sich diese auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt B.5.

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt außerdem, wenn dies zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen erforderlich ist (z. B. bei Projekten mit Beteiligten außerhalb der EU) oder Sie hierzu eingewilligt haben.

B.5 Microsoft 365 einschließlich Microsoft Teams

Für E-Mail, Kalender, Dateiablage, Zusammenarbeit an Dokumenten sowie für Videokonferenzen, Telefonate und Chats nutzen wir Microsoft 365 einschließlich Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft: privacy.microsoft.com.

Wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, mit uns Dokumente teilen oder an einer Teams-Besprechung teilnehmen, werden die hierbei anfallenden Daten (Kommunikationsinhalte, Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, technische Verbindungsdaten, bei Teams ggf. Audio, Video und Chatinhalte) auf den Servern von Microsoft verarbeitet. Besprechungen werden nur aufgezeichnet, wenn Sie zuvor darauf hingewiesen wurden und Ihre Einwilligung erteilt haben.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und sicheren geschäftlichen Kommunikation und Zusammenarbeit.

Wir haben für unseren Microsoft-365-Tenant den Datenspeicherort Europäische Union festgelegt. Soweit dennoch Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich dies auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Das Unternehmen verfügt zudem über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“.

Auftragsverarbeitung. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen.

B.6 Kundenverwaltung (CRM) und Zeiterfassung

Zur Verwaltung unserer Geschäftskontakte und Projekte sowie zur Erfassung und Abrechnung erbrachter Leistungen setzen wir eigenentwickelte Anwendungen ein, die auf Servern eines Rechenzentrumsbetreibers in Deutschland betrieben werden. Darin speichern wir Stamm- und Kontaktdaten unserer Ansprechpartner, Vertrags- und Projektdaten sowie — zu Projekten und Aufgaben zugeordnet — erfasste Arbeitszeiten und Tätigkeitsbeschreibungen. Ansprechpartner auf Kundenseite werden in der Zeiterfassung nur genannt, soweit dies zur Zuordnung und zum Nachweis der Leistung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber Vertragspartnern bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber Ansprechpartnern von Unternehmen; das berechtigte Interesse liegt in der strukturierten Verwaltung und Abrechnung unserer Geschäftsbeziehungen. Der Rechenzentrumsbetreiber ist Auftragsverarbeiter; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

B.7 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen:

• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen (Verträge, Rechnungen, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege): 6 bzw. 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet oder die Unterlage erstellt wurde (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Kontakt- und Stammdaten in unserer Kundenverwaltung: bis zum Widerspruch oder bis drei Jahre nach dem letzten geschäftlichen Kontakt, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Zeiterfassungs- und Leistungsdaten: als Abrechnungsgrundlage entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen.
• Daten von Interessenten ohne Vertragsschluss: bis zum Abschluss der Anfrage, längstens ein Jahr nach dem letzten Kontakt.
• Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen: bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfrist (regelmäßig drei Jahre, § 195 BGB, in Einzelfällen bis zu 30 Jahre).

B.8 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

B.9 Weitergabe dieser Information

Sofern Sie uns personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Ansprechpartnern Ihres Unternehmens mitteilen, bitten wir Sie, diese Personen auf diese Datenschutzinformation hinzuweisen.

Stand: August 2026